Wer eine GmbH gründen möchte, der muss sehr viel planen und koordinieren. Da kann einem schon in einigen Phasen der Gründung ein bisschen angst und bange werden. Aber wenn Sie in diesem Fall kühlen Kopf bewahren und Schritt um Schritt vorgehen, wird die Gründung einer GmbH erfolgreich verlaufen.
Grundsätzliche Fragen zur Gründung stehen an erster Stelle
Jeder Gründer muss vor Beginn seiner Gründung zunächst ein paar grundlegende Dinge klären. Dies ist bei jeder Gründung grundsätzlich der Fall. Bei der Gründung einer GmbH allerdings muss ganz besonders auf die Merkmale dieser Rechtsform geachtet werden. Für die GmbH müssen aus diesem Grund deshalb die wichtigsten Grundlagen im Vorfeld geklärt sein:
- Kenntnisse und Wissen: Ist Ihnen das GmbH-Gesetz, das Handelsrecht und das Steuergesetz vom Grundsatz her bekannt? Wichtig sind hier vor allem die Vorschriften, welche den Gründer einer GmbH direkt betreffen?
- Gründerteam: Soll allein oder mit anderen Partnern gegründet werden? Ist möglicherweise eine Ein-Mann-GmbH das Ziel?
- Stammkapital: Eine GmbH gehört zwar zu den beliebtesten Rechtsformen. Die Gründung einer GmbH kostet aber auch einiges. Bei der Gründung muss ein Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro einbezahlt werden.
- Gesellschaftsvertrag: Soll die Gründung per Mustervertrag erfolgen oder wird eine eigens erstellte Satzung benötigt?
- Geschäftsführung: Wer soll die GmbH als Geschäftsführer leiten? Dieser Geschäftsführer vertritt die GmbH immer nach draußen. Unterschieden werden muss zwischen einem angestellten Geschäftsführer und einem Gesellschafter-Geschäftsführer.
Nach Klärung dieser Basics für die GmbH-Gründung kann die eigentliche Gründung dann Schritt für Schritt vollzogen werden.
Achtung! Bei der Gründung einer GmbH ist dringend zu beachten, dass nicht unbewusst und ungewollt eine Betriebsaufspaltung vollzogen wird. Bei der Betriebsaufspaltung wird eine Aufspaltung eines Unternehmens auf ein rechtlich getrenntes Besitzunternehmen und Betriebsunternehmen verstanden.
Schritt 1: Aufsetzen vom Gesellschaftervertrag
Nach der Klärung, wie viele Personen an der Gründung beteiligt sind, muss die konkrete Geschäftsidee festgehalten werden. Neben weitere Formalien geschieht dies im Gesellschaftervertrag. Wer auf diesen Gesellschaftervertrag verzichten möchte, der kann auch mit einem sogenannten Musterprotokoll gründen. Allerdings wird hier empfohlen, dies nur zu verwenden, wenn nicht mehr als drei Gründer beteiligt sind. Diese Betriebsaufspaltung sollte allerdings vermieden werden, weil damit deutliche steuerliche Nachteile verbunden sind. Dies gilt in erster Linie für den Gesellschafter einer GmbH. Eine Betriebsaufspaltung ist im Nachgang nur sehr schwer rückgängig zu machen. Überdies ist es einem Steuerberater nur schwer möglich, dies steuerneutral zu beenden.
Schritt 2: Beurkundung vom Gesellschaftervertrag durch den Notar
Der Gesellschaftervertrag muss im nächsten Schritt von einem Notar beglaubigt werden. Zu diesem Termin zur notariellen Beglaubigung ist eine Anwesenheit aller beteiligten Gründer notwendig. Zunächst wird der Notar den Gesellschaftervertrag noch einmal allen Anwesenden vorlesen. Danach müssen die Gründer den Vertrag unterschreiben und der Notar beglaubigt ihn abschließend. Überdies wird vom Notar eine Gesellschafterliste erstellt. Aus diesem Vorgang beim Notar wird anschließend eine GmbH in Gründung.
Schritt 3: Stammkapital muss eingezahlt werden
Vom Notar führt der Weg den oder die Gründer zur Bank. Dort muss zunächst einmal ein Geschäftskonto eröffnet werden. Danach muss auf dieses mindestens die Hälfte vom benötigten Stammkapital eingezahlt werden. Dies wären 12.500 Euro. Der Gesetzgeber sieht hier vor, dass von jedem Gesellschafter mindestens ein Viertel von diesem Stammkapital eingezahlt werden muss. Jeder Gesellschafter schuldet danach den Rest der sogenannten Stammeinlage der Gesellschaft, bis auf dem Geschäftskonto der gesamte Teil vom Stammkapital eingezahlt ist. Bei der Erbringung vom Stammkapital können aber verschiedenen Arten der Erbringung vorgenommen werden:
- Erbringung Stammkapital durch Bareinlage
- Erbringung als Sacheinlage, beispielsweise durch Maschinen, Immobilien etc.
- Erbringung als gemischte Einlagen, also aus einer Kombination aus Bar- und Sacheinlage
Das Stammkapital von 25.000 Euro ist ein Mindestkapital. Je nach Geschäftsidee kann nach Bedarf durchaus das Stammkapital auch erhöht werden. Damit kann beispielsweise die Bonitätseinstufung bei einer Bank erhöht werden und die GmbH leichter Kredite bekommt. Eine Erhöhung sollte aber in der Regel erst dann vorgenommen werden, wenn es die Geschäfte finanziell erlauben.
Schritt 4: GmbH beim Handelsregister anmelden
Im nächsten Schritt muss die GmbH beim Handelsregister angemeldet werden. Auch hier ist wieder ein Termin beim Notar notwendig. Dort muss zunächst der Nachweis der Erbringung vom Stammkapital erfolgen. Erst dann nimmt der Notar die notwendigen Schritte für den Handelsregistereintrag beim zuständigen Amtsgericht vor. In der Regel erfolgt die Bestätigung über den Eintrag recht schnell und es folgt auch gleich Post vom Finanzamt.
Schritt 5: Steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllen
Kurz nach dem Eintrag im Handelsregister schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Hier wird empfohlen, dass dieser gemeinsam mit dem Steuerberater ausgefüllt wird. Der weiß genau, auf was hier zu achten ist und welche Fallstricke ggf. warten. Neben dem steuerlichen Erfassungsbogen müssen weitere Unterlagen, beispielsweise einen Auszug vom Handelsregistereintrag und der Gesellschaftervertrag an das Finanzamt gesendet werden. Sind diese Unterlagen beim Finanzamt eingegangen, erhält die GmbH eine Steuernummer. Diese ist sehr wichtig für später. Der Steuerberater weiß auch hier, wie mit der Steuernummer umgegangen werden muss und wo diese aufgeführt werden muss.
Schritt 6: Gewerbeanmeldung
Dieser Schritt kann in der Regel parallel zu den anderen genannten Schritten durchgeführt werden. Dies ist natürlich nur dann erforderlich, wenn die GmbH auch gewerblich tätig ist. Die Anmeldung erfolgt mit einem einfachen Formular beim zuständigen Gewerbeamt. Die Gewerbeanmeldung ist mit Kosten verbunden. Diese Kosten sind von Gemeinde zu Gemeinde verschieden und betragen in der Regel zwischen 15 und 60 Euro. Bei der Gewerbeanmeldung sind folgende Angaben zur GmbH notwendige:
- Name der GmbH
- Die Anzahl der gesetzlichen Vertreter
- Die Kontaktdaten und die Adresse der GmbH
- Die Beschreibung der geschäftlichen Aktivitäten
- Den Ort und die Nummer des Handelsregistereintrags
Schritt 7: Anmeldung der GmbH bei Behörden und Ämtern
So langsam geht die Gründung der GmbH beim Ende zu. Ein paar Anmeldungen sind aber noch notwendig. Zu den wichtigsten Stellen, bei denen eine Anmeldung erforderlich ist, gehören:
- Bundesagentur für Arbeit
- Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer
- Krankenkasse
Was kostet die Gründung einer GmbH?
Die Gründung einer GmbH ist nicht nur wegen des benötigten Stammkapitals eine relativ teure Angelegenheit. Grundsätzlich muss aber gesagt werden, dass jede Gründung einer GmbH auch ihre eigenen Kosten hat. In der Regel muss aber mit Kosten von bis zu 1.000 Euro für die Gründung gerechnet werden. Auch bei den Kosten für die GmbH-Gründung kann ein Steuerberater wertvolle Tipps liefern, wie und wo Kosten eingespart werden können. Überdies sollte erwähnt werden, dass gerade für unerfahrene Gründer ein Steuerberater bereits während der Gründung eine wertvolle Hilfe oder Stütze sein kann. So kann er nicht nur Ratschläge geben, wie Unterlagen für die Bank aufbereitet werden, sondern kann auch Hilfestellung beim Schreiben vom Businessplan geben. Für Gründer kann der Steuerberater eine Art Coach darstellen und die Gründung der GmbH erfolgreich mitgestalten.
