Für jedes Unternehmen spielt der Steuerberater eine wichtige Rolle. Auch wenn es vielleicht auf den ersten Blick nicht so richtig passen mag, so sind auch Kleinunternehmen oder vor allem Existenzgründer bei einem Steuerberater in besten Händen. Zwar ist bei diesen beiden Beispielen immer die Rede davon, Kosten niedrig zu halten oder gar einzusparen. Doch gerade hier ist es wichtig, dass alle Möglichkeiten gekannt werden, mit denen sich Steuern sparen lassen.
Immer mehr Zuwachs findet in der heutigen Zeit die Online Steuerberatung. In der Regel werden hier Dienste von einem Steuerberater im Web Dienste angeboten und dafür in vielen Fällen ein Fixpreis verlangt. Dies ist ein großer Unterschied zwischen dieser Online Steuerberatung und einer Steuerberatung in der Kanzlei. Dort sind in der Regel immer Gebühren nach der Steuerberatervergütungsverordnung fällig. Im Zusammenhang mit der Online Steuerberatung stellt sich noch eine weitere wichtige Frage. Kann die Online Steuerberatung den guten alten Pendelordner in seiner herkömmlichen Art überflüssig machen?
Was ist ein Pendelordner?
Als Pendelordner wird ein herkömmlicher Ordner bezeichnet, in welchem alle Belege abgeheftet werden, die in einem Monat in der Buchhaltung anfallen. Bei diesen Belegen kann es sich um Zahlungseingänge, Zahlungsausgänge oder eine Vielzahl von anderen Belegen wie Spesenabrechnungen etc. handeln. All diese Beläge kommen in diesen sogenannten Pendelordner. Er hat diesen Namen deshalb, weil er jeden Monat zwischen Unternehmer und Steuerberater pendelt. Wenn alle Belege für einen Monat gesammelt wurden, kommt der Pendelordner zum Steuerberater und dieser muss dann alles in diesem Ordner prüfen. Ist diese Prüfung beendet, kommt der Pendelordner wieder zurück zum Unternehmen. Erst nach diesem Vorgang wird dann alles aus dem Pendelordner in das Ablagesystem des Unternehmens eingepflegt.
System des Pendelordners ist sehr aufwändig
Dieses System mit dem Pendelordner gestaltet sich sehr aufwändig. Es muss bedacht werden, dass nicht nur ein Ordner im Einsatz ist. Während sich der erste Pendelordner zur Prüfung beim Steuerberater befindet, wird im Unternehmen bereits der zweite Ordner wieder mit neuen Belegen gefüllt. Kommt dann der erste Pendelordner vom Steuerberater zurück, macht sich der zweite auf den Weg zur Prüfung. Das klingt wirklich nicht sehr effektiv und erfordert außerdem einen hohen Zeitaufwand. Nicht selten bekommt ein Steuerberater zu hören, dass sich ein Mandant stundenlang jeden Monat mit seinem Pendelordner beschäftigen muss. Dies ist Zeit, die für wichtige Aufgaben im Unternehmen fehlt. Höchste Zeit also, um über das Thema Zeitsparen beim Pendelordner und Prozessoptimierung nachzudenken.
Wie kann beim Pendelordner Zeit gespart werden?
Nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Geld kann sich ein Unternehmen mit dem Anlegen von einem digitalen Pendelordner sparen. Dies ist in der Regel mit einer speziellen Software möglich, die es für jede Art von Unternehmen, von groß bis klein gibt und die sich jeder leisten kann. Vor allem dann, wenn eine Gegenrechnung erstellt wird, wie viel Geld und Zeit sich damit einsparen lässt.
Grundsätzlich ist es aber auch ohne digitalen Pendelordner möglich, den Zeitaufwand geringer zu halten und innerhalb von kurzer Zeit erledigt werden. Dabei ist auf folgende Vorgehensweise zu achten:
- Alle Rechnungen nach Datum sortieren und im Pendelordner abheften
- Auch andere Belege wie beispielsweise Kontoauszüge nach der gleichen Art sortieren und abheften
- Frühzeitig mit dem Belege sortieren und abheften beginnen und dies regelmäßig machen
- Von Beginn an immer auf Vollständigkeit achten
- Konsequente Trennung von geschäftlichen und privaten Belegen
Belege müssen nicht mehr ausgedruckt werden
In der heutigen Zeit wird sehr viel auf digitalem Weg erledigt. Rechnungen werden online versendet, Zahlungen online veranlasst und durchgeführt. Warum also nicht alle Belege online in einem digitalen Pendelordner erfassen? Es müssen nicht mehr alle Belege mühsam und zeitaufwendig ausgedruckt werden und dann gelocht und abgeheftet im Pendelordner gesammelt werden. Damit lässt sich nicht nur sehr viel Zeit sparen. Auch die Kosten für das Drucken und Papier fallen komplett weg. In jedem Unternehmen wird damit der Arbeitsaufwand massiv reduziert. Unter Umständen ist hier sogar eine Personaleinsparung möglich, weil die Prozesse optimiert sind und Arbeiten, wie sammeln von Belegen, das Ausdrucken der Belege und das Abheften, nicht mehr notwendig sind. Überdies dürfte jedem erfolgreichen Unternehmer bewusst sein, dass je erfolgreicher er arbeitet das Führen von einem herkömmlichen Pendelordner deutlich mehr Zeit erforderlich ist. Zeit, die wertvoll ist und bei Erfolg auch sehr knapp bemessen ist.
Worauf muss bei einem digitalen Pendelordner geachtet werden?
An oberster Stelle muss beim digitalen Pendelordner natürlich die Sicherheit der Daten stehen. Bei fast allen Belegen, beispielsweise bei Rechnungen und anderen Dokumenten sind sehr sensible Daten vorhanden, die es zu sichern gilt. Sensible Daten, die sowohl vom Unternehmen, deren Mitarbeitern, aber auch von Kunden und Geschäftspartnern stammen.
Vor- und Nachteile von einem digitalen Pendelordner?
Dass der herkömmliche Pendelordner sehr viel Zeit, oftmals mehrere Stunden pro Monat in Anspruch nimmt, ist kein Geheimnis. Außerdem hilft er in keiner Weise dabei, in einem Unternehmen Kosten zu senken. Deutlich mehr Vorteile bietet hier ein digitaler Pendelordner.
- deutliche Zeitersparnis und Kostenersparnis
- einfache Zusammenarbeit mit Online Steuerberater möglich
- Betrag zum Umweltschutz durch Papiereinsparung
- sichere und schnelle Erfassung aller Belege möglich
Die digitale Steuerberatung als Ergänzung zum digitalen Pendelordner
Als ideale Ergänzung zum digitalen Pendelordner bietet sich die Online Steuerberatung an. Mit dieser in der Regel ein Besuch in der Kanzlei des Steuerberaters nicht mehr notwendig. Der gesamte Kontakt der Online Steuerberatung wird über Mail, Telefon oder anderen Plattformen wie beispielsweise WhatsApp abgewickelt. Ein Steuerberater, der eine Online Steuerberatung anbietet, nutzt zwar die gleiche Gebührenordnung, wie dies der Steuerberater in seiner Kanzlei auch macht. Dennoch kann deutlich gespart werden, denn die Kosten für eine Online Steuerberatung fallen in der Regel günstiger aus.
Welche Leistungen werden bei der Online Steuerberatung angeboten?
In der Regel unterscheiden sich die Leistungen bei der Online Steuerberatung nicht von denen, die auch bei der klassischen Steuerberatung zur Verfügung stehen. Die angebotenen Leistungen sind darauf ausgerichtet, allen Mandanten möglichst viele Steuern zu sparen und dabei zu helfen, dass alle Fristen in Zusammenhang mit Finanzen und Steuern nicht vergessen werden. Im Normalfall werden bei der Online Steuerberatung folgende Leistungen angeboten:
- Erledigung der laufenden Buchführung
- Kontrolle der Buchhaltung
- Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA)
- Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Durchführung von Beratungsgesprächen zu Steuersparmodellen
- Komplette Erstellung der Einkommenssteuererklärung
- Erstellung von Erfolgsrechnungen
- Erstellung von Bilanzen
In vielen Fällen ist es im Rahmen der Online Steuerberatung möglich, dass sich jeder seinen benötigten Leistungen selbst zusammenstellen kann. Damit ist die Grundlage gelegt, dass die eigenen Finanzen stets im Blickfeld bleiben und die Buchhaltung unter Kontrolle behalten wird. Diese Möglichkeit ist für jeden Selbstständigen perfekt geeignet. Aus diesem Grund ist die Online Steuerberatung vor allem auch jungen Gründern, Kleinunternehmern und Freiberuflern absolut zu empfehlen. Ihre Finanzen und Steuerangelegenheiten sind in sicheren Händen und Selbstständige können sich auf ihre Kernaufgaben als Unternehmer konzentrieren.
Ist der fehlende persönliche Kontakt ein Problem?
Bei der Online Steuerberatung muss niemand vor fehlendem Kontakt mit dem Steuerberater Angst haben. Es gibt zwar keine persönlichen Besuche und Beratungsgespräche mehr direkt in der Kanzlei. Aber die Beratung selbst und der notwendige Kontakt gehen auf keinen Fall verloren. Es gibt inzwischen sehr viele Formate, beispielsweise WhatsApp, Skype, Zoom und viele andere, die von der Online Steuerberatung genutzt werden. So besteht auf jeden Fall weiterhin ein persönlicher Kontakt zu seinem Steuerberater. Sehr oft gehören auch digitale Sprechstunden zum Leistungsangebot bei einem Online Steuerberater.
Welche Vor- und Nachteile bietet eine Online Steuerberatung?
Wer sich Gedanken um einen Online Steuerberater nachdenkt, der hat eigentlich zu Beginn nur mit zusätzlichen Kosten als Nachteil zu rechnen. Diese Kosten können anfallen für Anschaffungen wie getmyinvoice, payjoe oder ähnlicher Software. Dies sind allerdings nur Kosten, mit denen gleich zu Beginn dieser Variante der Steuerberatung zu rechnen ist.
In erster Linie aber überwiegen ganz eindeutig die Vorteile.
- Bei der Online Steuerberatung sind die Kosten geringer als bei einem klassischen Steuerberater.
- Sowohl Steuerberater als auch Mandanten können bei Online Beratungen viel Zeit sparen und sich deutlich mehr anderen Aufgaben widmen. So bleibt beispielsweise auch mehr Zeit für die eigene Familie und das Privatleben.
- In der Regel steht für die Online Steuerberatung ein Team mit viel Fachkenntnis zur Verfügung.
- Der Auftraggeber hat bei der Online Steuerberatung stets einen transparenten Blick auf die eigenen Finanzen.
- Es gibt für fast jede Fragen eine persönliche Betreuung.
- Dokumente lassen sich einfach und schnell, beispielsweise durch den digitalen Pendelordner übermitteln.
Allein diese Vielzahl an Vorteilen zeigt, dass die Online Steuerberatung von jedem in Anspruch genommen werden kann und dazu nicht viel Aufwand notwendig ist. Angst vor zu viel Distanz muss niemand haben und Angst vor einem Qualitätsverlust bei der Beratung und der Durchführung der Leistungen muss ebenfalls nicht bestehen. Die digitale Steuerberatung macht vieles deutlich einfacher und schneller möglich.
Der Weg in die Zukunft
In einem Unternehmen ist für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ein Pendelordner weiterhin notwendig. Er kann nicht einfach mal so ersetzt werden. Es bietet sich aber aus genannten Gründen und den daraus resultierenden Vorteilen eindeutig an, dass der herkömmliche Pendelordner vom digitalen Pendelordner abgelöst wird. Wer heute wirtschaftlich und kostenbewusst sein Unternehmen führt, der schickt den alten Pendelordner in Rente und ersetzt diese Methode durch einen digitalen Pendelordner. In Kombination mit einer Online Steuerberatung rüstet sich jeder Unternehmer für die Zukunft und stellt sich perfekt für das digitale Zeitalter auf.
