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Wie viel kostet mich ein Mitarbeiter?

Eigene Mitarbeiter zu haben, ist eine Entscheidung, die mehr bedeutet als nur die Zahlung von Löhnen und Gehältern. Hier erfahren Sie, wie hoch die Gesamtkosten für die Beschäftigung von Mitarbeitern sind, so dass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, ob Sie Mitarbeiter beschäftigen wollen oder nicht.
Engin Kilit
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Frau macht sich Notizen. Im Hintergrund arbeitet ein Mann an einem Laptop
© Sarah Elizabeth auf Unsplash
  • Das Wichtigste in Kürze
    Das Wichtigste in Kürze

Sehr oft werden die Kosten für eigene Mitarbeiter unterschätzt. Ein Mitarbeiter kostet nicht nur den Lohn oder das Gehalt. Bei der Berechnung, was ein Mitarbeiter kostet, müssen deshalb auch die Lohnnebenkosten genau beachtet werden. In Deutschland betragen diese Lohnnebenkosten in der Regel rund 21 Prozent vom Bruttolohn. Diese Lohnnebenkosten setzen sich zusammen aus diversen Zulagen, Umlagen und vor allem aus den Sozialabgaben. Diese Kosten müssen also bei Frage, was ein Mitarbeiter ein Unternehmen kostet, genau beachtet werden und diese Kosten müssen auch in einer Budgetplanung berücksichtigt werden.

Wichtig ist immer die Wirtschaftlichkeit

Jedem Arbeitgeber muss bewusst sein, dass ein Mitarbeiter ihn viel Geld kostet. Der Arbeitgeber erwartet von einem Mitarbeiter eine Leistung, welche über den entstandenen Personalkosten liegt. Nur wenn dies der Fall ist, trägt ein Arbeitnehmer dazu bei, dass ein Unternehmen effektiv und wirtschaftlich arbeiten kann. Nur wenn diese Personalkosten durch die Leistung des Mitarbeiters mehr als nur abgedeckt sind, kann ein Unternehmen langfristig auch Gewinne erzielen. In der Regel heißt es, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt etwas das 1,3 bis 1,5-Fache mehr einbringen sollte, als er seinen Arbeitgeber kostet. Ist dies nicht der Fall, denn müssen Personalkosten gesenkt werden.

Wie setzen sich die Lohnnebenkosten zusammen?

Für jeden Arbeitgeber sind die Lohnnebenkosten sehr wichtig für die Kalkulation des Bruttogehaltes seines Mitarbeiters. Folgenden Lohnnebenkosten müssen dabei beachtet werden:

  • Sozialabgaben: Dazu gehören die Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung.
  • Unfallversicherung: Diese Unfallversicherung wird von den Berufsgenossenschaften getragen und dient als Vorsorge für den Arbeitnehmer.
  • Pauschalsteuern: Es gibt bestimmte geldwerte Vorteile, welche der Arbeitgeber pauschal versteuern kann. Dazu gehören beispielsweise ein Firmenwagen, Zuschüsse für Mahlzeiten etc.
  • Umlagen: Die Höhe der Umlagen hängt von der Krankenkasse ab, in welcher der Arbeitnehmer versichert ist.
  • Insolvenzumlage: Diese muss komplett vom Arbeitgeber bezahlt werden.

Alle gesetzlichen Sozialabgaben werden vom Gesetzgeber festgelegt. Diese Festlegung erfolgt jährlich. Diese Beiträge zur Sozialversicherung zahlen in der Regel der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer zur Hälfte. Nur die Beiträge für die Unfallversicherung werden komplett vom Arbeitgeber übernommen. Ebenfalls komplett vom Arbeitgeber werden die Umlagen getragen.

Wie hoch sind die Sozialabgaben?

Seit dem Jahr 2018 gelten derzeit folgende Sozialabgaben in Prozent:

Art der LohnnebenkostenAnteil in Prozent
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Unfallversicherung
  • Unfallversicherung
  • 7,3 Prozent
  • in der Regel ca. 3 Prozent
  • 9,3 Prozent
  • 1,2 Prozent
  • Beiträge abhängig von Berufsgenossenschaft
  • Unterschiedlich je nach Krankenkasse

Um dies besser verstehen zu können, soll ein Beispiel aus der Praxis helfen.

Ein Lagermitarbeiter hat ein Bruttogehalt von 2.500 Euro. Er hat keine Kinder, ist damit in der Steuerklasse I und ist bei der Krankenkasse „Immer gesund“ versichert. Die Umlagen für diese Krankenkasse betragen 2,4 Prozent. Daraus ergeben sich folgende Sozialabgaben:

  • Abgabe für Krankenversicherung: 182,50 Euro
  • Abgabe für Pflegeversicherung: 38,13 Euro
  • Abgabe für Rentenversicherung: 232,50 Euro
  • Abgabe für Arbeitslosenversicherung: 30,00 Euro
  • Abgabe für Umlagen: 49,75 Euro
  • Insolvenzumlage: 1,50 Euro

Für diesen Lagerarbeiter ergeben sich damit Abgaben von 544,38 Euro im Monat. Die monatlichen Lohnkosten liegen damit bei einer Summe von 3.058,38 Euro. Zusätzlich kommen hier für den Arbeitgeber noch die Kosten für die Unfallversicherung hinzu. In der Regel wird die Unfallversicherung einmal jährlich bezahlt. Bei dieser Summe aus Bruttoentgelt und Lohnnebenkosten handelt es sich um das sogenannte Arbeitgeberbrutto. Dieses muss stets für jeden Mitarbeiter ganz individuell berechnet werden.

Sind die Lohnnebenkosten abhängig von Gehalts- oder Lohnzahlung?

Es spielt keine Rolle, ob ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter Lohn bezahlt oder es sich um eine Gehaltszahlung handelt. Die Höhe der Prozentsätze bei den Sozialabgaben ist immer gleich. Lohn und Gehalt werden vielmehr nach Art der Beschäftigung des Arbeitnehmers unterschieden. Bei einer Lohnzahlung erfolgt die Berechnung des Bruttobetrages immer nach den geleisteten Arbeitsstunden. Beim Gehalt hingegen handelt es sich in der Regel um eine regelmäßige monatliche Bezahlung.

Wann muss der Lohn oder das Gehalt bezahlt werden?

In der Regel ist in jedem Arbeitsvertrag geregelt, zu welchem Termin der Lohn oder das Gehalt bezahlt wird. Der Gesetzgeber legt im BGH unter § 614 fest, dass ein Arbeitnehmer mit seiner Arbeitsleistung immer in Vorleistung gehen muss. In den meisten Fällen bezahlt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter den Lohn oder das Gehalt immer zum 01. oder zum 15. eines Monats. Ist der Zahlungstermin nicht im Arbeitsvertrag geregelt, so gilt nach § 614 BGH, dass der Lohn oder das Gehalt immer zum Monatsende bezahlt werden muss. Das bedeutet, dass das Geld spätestens am letzten Tag des Monats auf dem Konto sein muss.

Etwas anders gestaltet es sich bei den Sozialabgaben. Hier muss der Arbeitgeber beachten, dass der späteste Fälligkeitstag immer der drittletzte Bankarbeitstag eines laufenden Monats ist. Beim Thema Lohnsteuer muss der Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats an das zuständige Finanzamt abführen.

Sollte eine Vollkostenrechnung beachtet werden?

Ein Unternehmer sollte nicht nur wissen, wie hoch das Arbeitgeberbrutto ist. Vielmehr sollte für jeden Mitarbeiter eine Vollkostenrechnung gemacht werden. Ein Arbeitgeber sollte langfristig planen und denken. Deshalb ist es wichtig, dass auf lange Sicht auch betrachtet wird, welche Kosten fallen für einen Mitarbeiter sonst noch an. Dies können beispielsweise Kosten für das Büro oder für Weiterbildungen etc. sein. Nur wenn diese Kosten ebenfalls berücksichtigt werden, kann daraus geschlossen werden, wie viel ein Mitarbeiter ein Unternehmen tatsächlich auf lange Sicht gesehen kostet.

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Engin Kilit
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Mit der Steuerberatungskanzlei eSteuerberatung.com lebt er Digitalisierung mit voller Leidenschaft und erleichtert damit zahlreichen Kunden die Verwaltung ihrer Belege und Abrechnungen.

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